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HOTEL BONSOL BESCHWERDEKANALORDNUNG

1.- Einführung / Regulatorischer Rahmen

Der Whistleblower-Kanal ist ein grundlegendes Instrument zur Förderung von Transparenz, Ethik und Verantwortung innerhalb unserer Organisation. Der Zweck dieses Reglements ist es, die Richtlinien und Verfahren für die ordnungsgemäße Nutzung des Whistleblower-Kanals festzulegen und die Vertraulichkeit und faire Behandlung aller eingegangenen Beschwerden zu gewährleisten.

Mit dieser Regelung soll dem Organgesetz 5/2010 und 1/2015 zur Änderung des Strafgesetzbuches sowie der EU-Richtlinie 2019/1937 entsprochen werden.

Das Gesetz, das den Whistleblowing-Kanal in Spanien regelt, ist das Gesetz 2/2023, das den Schutz von Personen, die Gesetzesverstöße melden, und den Kampf gegen Korruption regelt.

2.- Anwendungsbereich

Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lieferanten und alle anderen Personen, die Teil der Organisation sind, sowie für Dritte, die Geschäftsbeziehungen zu unserem Unternehmen unterhalten.

3. Vertraulichkeit

Alle Meldungen, die über den Whistleblowing-Kanal eingehen, werden vertraulich behandelt. Nur Personen, die direkt an der Untersuchung und Lösung der Beschwerde beteiligt sind, haben Zugang zu den übermittelten Informationen.

Die für die Bearbeitung der Beschwerde zuständige Person ist Herr Alejo Truyols.

4.- Rechte und Pflichten des Whistleblowers und der gemeldeten Person

Rechte des Beschwerdeführers:

Recht, über die Existenz des Kanals informiert zu werden

Recht auf Vertraulichkeit

Recht auf Anonymität des Whistleblowers

Recht auf Schutz der persönlichen Daten

Recht auf Nicht-Vergeltung

Das Recht, über die Lösung oder den Abschluss der Beschwerde informiert zu werden.

Pflichten des Whistleblowers:

In gutem Glauben handeln

Bereitstellung von Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt.

Pflicht zur Vertraulichkeit

Rechte des Beschwerdeführers

Die Rechte der gemeldeten Person sollten ebenfalls in Betracht gezogen und festgelegt werden:

So schnell wie möglich über die Tatsache informiert zu werden, dass gegen sie aufgrund einer gegen sie eingereichten Beschwerde ermittelt wird. Diese Mitteilung sollte Informationen enthalten über

Für die Verwaltung zuständige Stelle

den beanstandeten Sachverhalt

die Rechte, die ihm/ihr zustehen

Verfahren zur Bearbeitung der Beschwerde

Recht auf Zugang zu den gespeicherten Daten, mit Ausnahme der Identität des Beschwerdeführers und anderer von der Akte betroffener Personen. Das Recht auf Berichtigung von personenbezogenen Daten, die möglicherweise unrichtig oder unvollständig sind.

Das Recht, über die Lösung oder den Abschluss der Beschwerde informiert zu werden.

5. Anforderungen an die Beschwerde

Identifizierung des Beschwerdeführers

Beanstandete Unregelmäßigkeit bzw. beanstandeter Verstoß

Vorlage von Dokumenten oder Beweisen (falls möglich)

Identifizierung der für die Unregelmäßigkeit oder den Verstoß verantwortlichen Personen, falls bekannt

Zeugenaussagen

Anonyme Meldungen können über den eingerichteten Meldekanal eingereicht werden. Den Hinweisgebern wird jedoch empfohlen, Kontaktinformationen anzugeben, damit zusätzliche Informationen angefordert werden können oder eine Kommunikation möglich ist, falls erforderlich.

6. Arten von Beschwerden

Der Whistleblower-Kanal nimmt Meldungen entgegen, die sich auf unangemessenes, illegales oder gegen die Grundsätze und Werte unserer Organisation verstoßendes Verhalten beziehen. Dazu gehören u. a. Belästigung, Diskriminierung, Betrug, Diebstahl, Interessenkonflikte, Korruption und Verstöße gegen die Informationssicherheit.

7. Whistleblowing-Verfahren

Beschwerden sollten über das Formular unter folgendem Link eingereicht werden

https://forms.office.com/r/KfX6pMTvKU

Es ist auch über die Website des Unternehmens verfügbar

www.hotelbonsol.es

Für die Bearbeitung von Beschwerden sowie für die Entgegennahme von Unterlagen aller Art wurde außerdem eine E-Mail-Adresse eingerichtet.

Eine klare und detaillierte Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts ist erforderlich, einschließlich Namen, Daten, Orte und andere relevante Informationen.

8. Untersuchung und Weiterverfolgung

Alle eingegangenen Beschwerden werden zügig und fair untersucht. Das Untersuchungsteam unter der Verantwortung von Herrn Alejo Truyols bewertet die Schwere der Beschwerde und ergreift geeignete Maßnahmen zur Lösung des Problems. Darüber hinaus wird der Beschwerdeführer über den Fortgang der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen informiert, soweit dies möglich ist, ohne die Vertraulichkeit oder die Privatsphäre der Beteiligten zu verletzen.

9. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Jede Form der Vergeltung oder Diskriminierung von gutgläubigen Hinweisgebern ist verboten. Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen, dürfen keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen und werden im Einklang mit dem Gesetz und den Richtlinien der Organisation geschützt.

10. Ordnungsgemäße Nutzung des Whistleblowing-Kanals

Der Whistleblower-Kanal darf nicht für falsche, böswillige oder verleumderische Meldungen genutzt werden. Jeder Missbrauch des Kanals kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der Kündigung der Geschäftsbeziehung.

11. Führung von Aufzeichnungen und Dokumentation

Die Organisation muss Aufzeichnungen über alle eingegangenen Beschwerden und die daraufhin ergriffenen Maßnahmen führen. Einschlägige Unterlagen zu jeder Beschwerde, einschließlich der Beweise und der Ergebnisse der Untersuchung, sind in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften aufzubewahren.

12. Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden

Für den Fall, dass die Vorwürfe mögliche Rechtsverstöße beinhalten, ist eine umfassende Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden sicherzustellen,